Analiza procesa · primer izveštaja
Od web porudžbine do fakture i pošiljke
Webshop za kućnu opremu, 12 zaposlenih, oko 40 porudžbina dnevno. Sajt na WooCommerce-u, knjigovodstveni program, portal kurirske službe i SEF za kupce koji su firme.
Ovo je primer. Firma je izmišljena, a brojevi su tipični za webshop ove veličine, ne izmereni kod stvarnog klijenta. Pravi izveštaj ima isti oblik, a svaki broj u njemu dolazi iz vaših podataka: nedelje stvarnih porudžbina i jednog razgovora sa osobom koja posao radi.
01Sažetak
Put jedne porudžbine od sajta do fakture i pošiljke danas traži oko 7 minuta ručnog rada. Na 880 porudžbina mesečno to je oko 103 sata, oko 60% jednog radnog mesta.
Najveći deo, oko 73 sata, otpada na dva koraka koja se mogu automatizovati sa malim rizikom: prepis porudžbine u knjigovodstveni program i pravljenje pošiljke kod kurira. Preporuka je da se počne od njih. Usklađivanje zaliha je treće. Fakture u SEF-u se za sada ne isplate, jer je B2B porudžbina malo.
02Proces kakav jeste
- Porudžbina stiže sa sajta (85%), telefonom ili preko Instagrama (15%). Telefonske i Instagram porudžbine neko ručno upisuje u sajt.
- Prodavac otvara porudžbinu na sajtu i prepisuje kupca, artikle i cenu u knjigovodstveni program, pa pravi otpremnicu i račun.
- U magacinu se pakuje roba, a podaci o kupcu se ponovo kucaju na portalu kurirske službe da bi se dobila nalepnica.
- Broj za praćenje se kopira sa portala i šalje kupcu mejlom.
- Na kraju dana neko upoređuje stanje u programu i na sajtu i ručno ispravlja razlike.
- Za kupce koji su firme, faktura se dodatno unosi u SEF.
03Gde odlazi vreme
| Korak | Po porudžbini | Mesečno | Sati |
|---|---|---|---|
| Upis telefonske ili Instagram porudžbine | 4 min | 132 | 9 |
| Prepis u knjigovodstveni program | 3 min | 880 | 44 |
| Pošiljka na portalu kurira | 2 min | 880 | 29 |
| Broj za praćenje kupcu | 1 min | 880 | 15 |
| Usklađivanje zaliha | — | 22 dana | 22 |
| Faktura u SEF-u (B2B) | 4 min | 88 | 6 |
| Ukupno | 125 |
Sati uključuju usklađivanje zaliha, koje ne zavisi od broja porudžbina, pa je ukupan zbir veći od 103 sata iz sažetka.
04Šta ide naopako i ko to primeti
- Pogrešna adresa ili telefon na nalepnici (oko 1,5% pošiljki). Primeti kurir ili kupac, a paket se šalje ponovo.
- Prodat artikal kojeg nema. Stanje na sajtu kasni do kraja dana. Primeti kupac, kada dobije poziv da se porudžbina otkazuje.
- Račun i pošiljka se ne slažu posle izmene porudžbine. Primeti knjigovođa na kraju meseca.
05Šta automatizovati, po redu
| # | Korak | Sati mesečno | Napor | Rizik |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Porudžbina sa sajta sama ulazi u knjigovodstveni program, sa otpremnicom i računom | 44 | srednji | nizak |
| 2 | Pošiljka kod kurira se pravi sama, a kupac sam dobija broj za praćenje | 44 | mali | nizak |
| 3 | Stanje zaliha se šalje na sajt odmah, ne na kraju dana | 22 | srednji | srednji |
| 4 | B2B faktura sama ide u SEF | 6 | srednji | nizak |
Koraci 1 i 2 zajedno vraćaju oko 88 sati mesečno i uklanjaju pogrešne adrese na nalepnicama. Korak 3 zavisi od toga da li knjigovodstveni program može da prijavi promenu stanja; to se proverava pre bilo kakvog posla. Korak 4 je opravdan tek kada B2B porudžbina bude više.
06Šta ostaje ljudima
- Telefonski razgovor sa kupcem i savet pri izboru. To je razlog zašto ljudi zovu, a ne trošak.
- Reklamacije i povraćaji: svaki slučaj je drugačiji i traži odluku.
- Odluka o nabavci. Sistem može da javi da zaliha pada, ali ne treba sam da naručuje.
07Pretpostavke
- 22 radna dana, 40 porudžbina dnevno, od toga 10% za firme.
- U pravoj analizi vreme po koraku se meri na nedelji stvarnih porudžbina; ovde su date tipične vrednosti.
- Ništa u vašim sistemima nije menjano tokom analize.